3年前の2009年に、ScanSnap+Evernote(+iPhone)で名刺を管理する時のポイントまとめという記事を書いて、それから実際にEvernoteに名刺を保存し続けてきたのですが、実際に運用してみると面倒で続けられなかったことや、iPhoneの新しいアプリが出てきて検索の仕方が変わったりしたので、そのあたりをアップデートした記事を書きたいと思います。こういうガジェット系とかノウハウ系というか、ライフハックみたいのって、実際に運用してみてそれでうまく回っているものに本当に価値があると思うんです。
話が早い方のために要約すると「EvernoteにScansnapで作った名刺のJPGをただ突っ込めばそれだけで名刺管理はすべてOK。iPhoneからはwithEverで検索しよう」ということです。
概要
名刺をScansnapという卓上型のスキャナでスキャンして、「すべてを記憶する」がキャッチフレーズのEvernoteというクラウドサービスに保存します。そのうまいやり方について書きます、というのがこのエントリです。
スキャンスナップは歴代いろいろなモデルがありますが、名刺をスキャンするだけならなんでもいいです。
僕のはS1300という小型のものです。
こちらのは最新版。Acrobat X 標準添付は太っ腹ですよね。
iPhone抜きでも、Evernoteに名刺を入れておくことのメリット
1．パソコンで名刺が見られるようになる。
ぴっと検索してパッと名刺が出ます。目的の名刺がぱっと見つかります。
パソコンなしでこれをやろうとすると、かなり高度な整理術が必要になるでしょう、というかどうしていいかわかりません。
以前にご紹介した方法では、「快適な検索のための準備」として「1．一件一件の名刺の名前(ノートの名前)を「会社名 個人名」とする。2．各ノートのタグに、頭文字のあかさたなを入れる。」ということを推奨していたのですが、これが実際継続的にやってみるとめんどくさい。
3年経って、Evernoteが進化したので、今はもうただスキャンするだけでOKです。自動的にOCRが働いて、文字情報がきちんと認識されて検索対象になります。
検索キーワードは日本語でもだいたいいけるのですが、実感としてはメールアドレスに含まれる英語、例えば名字やドメイン名の一部で検索するのが一番ヒット率が高く、手っ取り早いです。
2．違うパソコンからも名刺が見られる。
Evernoteは、クライアントソフトがなくても、ブラウザから利用可能なので、ブラウザさえあればOK。自宅のパソコンでも、出張先のパソコンでも、名刺が見られます。パスワードが漏れると、誰でも見られてしまうので、管理には注意が必要ですね。3．名刺にメモをどんどん追記できる。
いつどこで会ったとか、そういう情報を名刺に書き込むと便利ですね。Evernoteなら、名刺に直接書き込むのと違って、場所の制限もありませんから、何の仕事を頼んだとか、どこで飲んだとか、そんなメモをいくらでも書き足すことができます。3年間使ってみるとこのメモがすごいです。どこで飲んだとか、何の話をしたとか、いろいろ書いてあって、話がはずみます。
iPhoneがあるとどんなことができるか
iPhoneからも名刺が見られます。外出中に「あの人の電話番号なんだっけ！？」というのはよくあることですが、Evernoteに名刺が入っていれば簡単に探せます。
Evernote純正のiPhoneアプリで検索してもいいのですが、遅すぎて使い物にならないのです。なので検索にはwithEverというアプリを使ってください。これなら早くて快適です。
上記、パソコンからの検索とまったく同じで、メールアドレスに含まれる英語、例えば名字やドメイン名の一部で検索するのが一番手っ取り早いです。
ScanSnapで名刺を読み込むときの設定
JPG 両面がおすすめです。JPGにしておくと、Wordや他のファイルへの貼り付けが簡単なので、誰かに名刺のコピーを渡すときに、一つのファイルにまとめてあげるのに便利です。
Evernote側の設定
特に何もしなくてよいですが、他のノートと混ざらないように新しいノートブックを作ってそこに名刺をすべて入れるようにするのがおすすめです。会社ごととか、業種ごととかなにかとカテゴリー分けをしたくなりますが、そういうことはめんどくさくて続かなくなるからやめましょう。
