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2010年01月04日

Wordファイルを誰かに送る前に最低限やっておくべきこと

タグ:WORD Windows

僕はWordが苦手です。
WordはMicrosoft Word、ワードです。

いや、やりたいことはおおむねできるし、人から何か聞かれたらだいたい答えられるので、苦手だと言うのもおかしいのですが、得意か苦手かと問われれば苦手だと思っています。苦手意識があります。
始めて使ったのが2000年だったので、もうWord歴10年になりますが、未だに「使いこなしている感」がないからでしょうか。
でも、いろいろと使わなければならないところがあるので、しょうがないから使ってます。

最近、数百のWordファイルをいろんな人から提出される経験をしました。
その作業を通じて、「Wordファイルを提出する前にこのくらいはやっておいてくださいよー、お願いしますよー。」と思ったことを書きます。
ホントは提出者の方に言いたいのだけど言えないので、ここに書いてすっきりしたいのです。

「このくらいはやっておいてください」というテーマなので、最低限のことだけで、難しいことは書きません。
校正と画像の圧縮についてしか触れません。

「受け手側がハァとため息をついちゃうようなWordファイルを送るのは嫌だな」と考える方の参考になれば幸いです。


校正


提出する前に校正をしましょう。
Wordだからどうって話じゃなくて、文書を提出するときに校正をするのは当然なのですが、これができてないものが大変多いです。
特に以下3点について、チェックをしましょう。

1.表記ゆれ
一つの文書の中で、「できる」と書いてあったり「出来る」と書いてあったりすることを、表記ゆれと言います。
これはWordの機能で簡単にチェックできるので、確認して修正しましょう。
表記ゆれチェック
Windows Word2007の場合、校閲タブの中に表記ゆれチェックというボタンがあるので、これをクリックして、あとは指示に従うだけです。


2.半角/全角
英数字やカタカナを半角にするか全角にするかというのは、どちらにするにせよ少なくとも一つの文書の中では統一されているべきものです。(詳しい人、細かい人には議論のあるところのようです。僕は英数字半角、カタカナ全角です。)
これもWordの機能である程度までチェックが可能です。

まず、あらかじめ英文字とカタカナをそれぞれ全角に統一するか、半角に統一するか決めます。
Windows Word2007の場合、左上のオフィスボタン→Wordのオプション→文章校正→設定の中の、表記の基準にあるカタカナ設定、英文字設定をそれぞれ自分の好きなように設定します。設定が終わったら、OKをクリックして、設定画面を閉じましょう。
全角半角の指定

次に、校閲タブの中のスペルチェックと文章校正をクリックすると、設定と異なる表記をしている英数字、カタカナを指摘してくれます。
スペルチェックと文章構成
ただし、この機能ではチェックから漏れるものも少なくないので、今のところあんまり信頼できません。
普段からどう表記するか、自分でルールを作っておいて、打ち込む段階で統一しておくと良いですね。


3.単純な誤字、書き間違い
書きっぱなしの文章には、どうしても間違いがあります。
いいじゃないか にんげんだものとか言いたいところですが、きちんとした文書を提出するときにはよくありません。
これもWordがある程度勝手に指摘してくれますが、余り優秀ではありません。まぁWordが言うことがもっともだってこともあるので、良かったら聞いてあげてください。

さて、誤字や書き間違いをなくすにはどうしたら良いかというのは、Wordとは関係のないノウハウの話になりますが、音読をすると誤字はグッとなくなります。
誤字のチェックについて自分のやり方が特にない方は、試してみてくださいね。


画像の圧縮


「Wordのファイルサイズが大きいから、分割して送って良いですか」と言って、Wordファイルをいくつかに分けたファイルをメールに添付で受け取ることがよくあります。

Wordファイルを分けて送られると、くっつける作業がそもそも面倒だし、くっつけているときに書式が合わなくなったりするとかよくわかんないことも起きるので、迷惑です。

ですが、「良いですか」と聞くメールに既に分割したファイルが付いている場合がほとんどなので、断る間もなくやむを得ず、もとのファイルを復元する作業をすることになります。大迷惑です。

Wordファイルの容量が大きくなる主な原因は、容量の大きな写真が入っていることです。
これもWordの機能で簡単にファイルサイズを小さくすることができます。

Word2007の場合、画像をクリックすると、画面上部に図ツールと表示されます。
これをクリックすると、図ツールバーが表示されます。
図ツールバーの図の圧縮をクリックして、ドキュメント内のすべての図を対象にするようにすると、たいていの場合ファイルサイズが常識的なサイズになります。
図の圧縮


僕が、「Wordファイルを提出する前にこのくらいはやっておいてくださいよ」と思うのはこのくらいです。
たいしたことではないですが、受け取る方としては、大変助かります。

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おまけ

ここまで書いてふと、似たような話をこのブログに書いたことを思い出しました。
確認してみると、書いてから1ヵ月も経ってない。自分の記憶力のなさにびっくり。
写真、画像入りのWordファイルのサイズを小さくする方法:: 木になることの日記


タグ:WORD Windows


posted by masa at 22:00 | Comment(0) | TrackBack(0) | web、コンピュータ はてなブックマーク - Wordファイルを誰かに送る前に最低限やっておくべきこと | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
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