この記事は3年やってたどりついた【改】ScanSnap+Evernote(+iPhone)で名刺を管理する時のポイントまとめ:: 木になることの日記として改編を書きましたので、そちらを参照してください。
概要
名刺の管理、どうしてますか。僕はほとんど、もらったのを引き出しに放り込んでるだけです。ここまでいい加減な管理をしているひとは珍しいと思いますが、毎日増えていく名刺を、どうやって管理するかというのは、結構一般的な悩みなのではないでしょうか。このエントリでは、パソコンとスキャナをつかって、良い感じに管理する方法について書いていきたいと思います。
ScanSnapというのが、富士通のスキャナーの名前です。パソコンにつないで文書をjpgやPDFなどの形式にすることができます。
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とても良いですが、あえて言うなら重送対策をもう少しEvernoteというのは、ちょっと説明が難しいのですがネット上に保存して使うノートです。
テキストのほか、jpgも保存可能(有料版なら他にもいろんな形式が保存可能)。
インターネットにつながっていれば、パソコン(WindowsでもMacでも)、iPhoneから同じノートを見られます。WindowsMobileも対応しているようですが、持っていないので、試していません。
で、このScanSnapとEvernoteが、名刺の管理という テーマに大変よくマッチしてるのです。
つまり、ScanSnap+Evernote(+iPhone)で名刺を管理すると、パソコンやiPhoneから名刺が見られるので便利です、というのがこのエントリの趣旨です。
iPhoneがなくても、ScanSnapとEvernoteを使ってパソコンで名刺を管理することは、十分に実用に耐える利便性があります。
うまいやり方について、ネットで調べていろいろ考えてみたのですが、これだ！というのは見あたらなかったので、書いてみることにしました。
iPhone抜きでも、Evernoteに名刺を入れておくことのメリット
1．パソコンで名刺が見られるようになる。
後述の検索のための準備をきちんとしておけば、名前、会社名で検索すると、即座に表示されます。この検索はとてもスピーディ。
遅い、表示されないといったストレスとは無縁。何百枚もある名刺の中から、目的の名刺がぱっと見つかります。
パソコンなしでこれをやろうとすると、かなり高度な整理術が必要になるのではないでしょうか。
2．違うパソコンからも名刺が見られる。
Evernoteは、クライアントソフトがなくても、ブラウザから利用可能なので、ブラウザさえあればOK。自宅のパソコンでも、出張先のパソコンでも、名刺が見られます。パスワードが漏れると、誰でも見られてしまうので、管理には注意が必要ですね。3．名刺にメモをどんどん追記できる。
いつどこで会ったとか、そういう情報を名刺に書き込むと便利ですね。Evernoteなら、名刺に直接書き込むのと違って、場所の制限もありませんから、何の仕事を頼んだとか、どこで飲んだとか、そんなメモをいくらでも書き足すことができます。iPhoneがあるとどんなことができるか
iPhoneからも名刺が見られます。とてもきれいに見られます。
見られますが、現段階では検索があまり使い勝手がいいとは言えません。それが弱点。
Evernote+検索でググると、Evernoteの検索についての情報が色々と出てきますが、要はふつうに検索しても思い通りにサクサク出てきてはくれない、ということです。
一つの名刺を見つけるのに、30秒くらいはかかるかなぁ、というのが実感です。
まぁ、これでも紙の名刺の束から、目的の名刺を探すよりは早いと思います。
表示した名刺は、自由に拡大縮小ができます。
ScanSnapで名刺を読み込むときの設定
ちょっと古いバージョンのScanSnapしか持っていないので、最新のものと違うかもしれませんが、いろいろ試してみて、良かったとおもう設定をご紹介します。ScanSnapとEvernoteのWindows版クライアントがインストールされている前提です。1.タスクバーの青い丸の中にSがあるスキャンスナップのアイコンをダブルクリックすると、スキャンスナップの設定画面が開きます。
2．アプリケーションの「追加と削除」をクリックして、Evernoteを追加します。
通常は、C:\Program Files\Evernote\にあるEvernote.exeを追加すればok
3．読み取り設定の選択で、適当な名前で保存します。
4．jpgにします
EvernoteではPDFでもjpgでも扱うことができますが、名刺管理について言えば、jpgの方が都合が良いです。PDFだと、例えばWindowsクライアントからはやたら大きく表示されたり、iPhoneからはサムネイルが表示されなかったりと、いろいろともっさりとした動きになってしまいます。
jpgなら、きれいなサムネイル画像が見られるので、便利です。
読み取りモードで、カラーモード「カラー」を選択します。
ファイル形式タブで、JPEGを選択します。
他の設定は特に必要ありません。
ただ、名刺用のNotebookを新しく用意した方がいいかもしれません。
例えばnamecardというNotebookを作成して、それを選択した状態でスキャンスタート。
すると、Evernoteのnamecardに名刺データが追加されていきます。
快適な検索のための準備
Evernoteは英語OCR機能があるので、そのままでも、それなりに検索できます。いまはだいたいの名刺にメールアドレスが入っているので、メールアドレスの一部を入れると、目的の名刺を発見できる場合があります。
でも会社名や個人名で検索したり、頭文字で検索したり、したいですよね。
そのために、僕はこんなふうにしています。
1．一件一件の名刺の名前(ノートの名前)を「会社名 個人名」とする。
2．各ノートのタグに、頭文字のあかさたなを入れる。
例えば安藤さんと井上さんは「あ」という具合で。 最初に入れるデータが何百件とあると大変ですが、これをやっておくと、とても快適に名刺の検索ができるようになります。検索してみる
ある程度、検索のための準備が終わったら、どんなふうに検索できるかやってみるといいですね。namecardを選択して、Windowsクライアントなら右上の検索ボックスに、会社名や個人名を入れるとサクッと該当する名刺が表示されるはず。また、Tag欄から「あ」を選ぶと、ア行から始まる人だけが表示されるはず。 うーん、便利。
問題点
iPhoneから見る場合、圏外などでオフラインだとほとんどの名刺が見られません。いくらかのデータはクライアントにとっておくようですが、全部がクライアントにあるわけではありません。
この点、パソコンから見る場合は、ローカルにもデータがあって、変更がある場合に同期が行われるしくみですので、ネット接続がなくても、(最新ではないかもしれませんが、)すべての名刺データが見られます。今後、iPhoneでもクライアントにすべてのデータを持っておく、という話があるようです。
それから、上述の通り検索のための準備が面倒ですね。これは日本語OCRができるようになったら、必要なくなるのかもしれません。いつ付くのかな。
無料アカウントだと、容量がいっぱいになることがあるかもしせません。Premiumにすると年間$45と安いとは言えない金額ですが、名刺スキャンの他にも、かなーり使えるサービスです。思い切って利用してみては？
リンク
BLOG「芦田の毎日」: 【第二版】iPhone 3GSで名刺管理はどこまで可能か？ ― ScanSnap＋EVERNOTE＋iPhone 3GSは最高の組み合わせだ（名刺のOCR処理に異議あり！）。
[N] 「Evernote」との連携でScanSnapを買わない理由がなくなった！
その他
PDFには日本語情報を入れられるようだけど、それで検索がうまくいくという話と、うまくいかないという話の両方をネットで見かけました。僕はどちらもやってみたけど、検索がうまくいかなかったので、前述の通り、jpg+ノート名をつけるという対応にしました。
実際の名刺が見えてる画面をブログに載せられたら良かったのですが、名刺をそうそうネット上に公開するわけにもいかず、ちょっと分かりづらいエントリになってしまったかなというのが、残念なところ。
